Koruma ve Saklama

Dijital Arşivleme Nedir ?

Rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, film gibi kağıda basılmış her türlü

bilginin tarayıcı cihazlarla taranarak sayısallaştırılması (dijitalleştirme) ve bilgisayar

sistemlerine istenilen dosya formatında kaydedilmesidir. Dijital arşivleme konusunda PDF

dosya biçimi aranabilirlik, küçük dosya boyutları ve dönüştürülebilirlik açısından en çok

tercih edilen dosya biçimi olmuştur. Bunun yanında dijital arşivlerin verimli kullanılabilmesi

açısından geliştirilen Doküman Yönetim Yazılımlarıda genellikle pdf dosya biçimini

şifreleyerek kullanmaktadır

.

Göz önünde bulundurulacak nitelikler:

*Depolanacak bilgi ve belgenin özellikleri, kapsamı ve miktarı

*Teknoloji değişken (donanım ve yazılım)

*Yaşam döngüsü kısa

*Koruma ve saklama modellerinin süreklilik garantisi sorunu

*Erişim ve güvenlik sorunu

*Belgenin güvenilirliği

*Maliyet

*Güncel bilgiye ücretsiz erişim olduğu halde geriye dönük bilimsel bilginin ücretlendirilme

sorunu

Dijital Arşivleme ne kazandırır ?

Dijital arşivleme işlemi sonucunda fiziksel arşivlerdeki dokümanlar sunuculara kaydedilerek

firma veya kuruluşlara aşağıdaki konularda zamandan ve finansal açılardan tasarruf

sağlayacaktır.

Aranılan bilgi, evrak veya dokümana doğru ve anlık erişim sağlanarak tarama ihtiyacı

olmadan anlık olarak kullanılabilmesi veya iletilebilmesi.

Ofis içi ve ofis dışından dijital arşivdeki dokümanlara VPN veya Web Tabanlı Doküman

Yönetim sistemleri sayesinde erişim imkanı.

Dijital dokümanlara gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak evrakların yetkisiz çalışanlara

ve yetkisiz diğer kişilerin ellerine geçmesine karşı güvenliğinin sağlanması ve yanlışlıkla

silinmesinin önüne geçilebilmesi.

Dijital arşivleme yapılan ve saklama zorunluluğu olmayan evrakların imha edilerek yer

tasarrufu sağlanması.

Fiziksel ofis taşınma durumlarında doküman arşivinin taşınma giderinin olmaması.

Dijital arşivin felaketten kurtarma ( disaster recovery) planına dahil edilerek ister bulut

ortamında isterse başka bir lokasyonda yedeklenerek yangın, sel, deprem gibi doğal afet veya

meydana gelebilecek diğer olaylarda veri kaybının önlenebilmesi.

Aynı anda birden fazla çalışanın aynı evraklara ulaşabilmesi sayesinde ekip çalışmasına

uygun olması.

Dijital arşivleme işlemi yukarıda listelenmiş avantajları sayesinde kısa sürede yatırım

maliyetinin amortismanını sağlamaktadır ve dolaylı yollardan üretim ve verimliliğe olumlu

yönde etki etmektedir.

Dokümanları Nasıl Tarıyoruz ?

Dokümanlarınızın dijital ortama aktarıldıktan sonra saklanacak ortam, dokümanların

indekslenmesi için gerekli yazılım ve araçlara karşılıklı olarak karar verdikten sonra arşiviniz

incelenir ve klasörler gruplara ayrılarak tasnif edilir. Klasör içerisindeki tüm dokümanlar

gruplar halinde çıkartılarak ataç ve zımbalardan arındırılarak boyut, kağıt cinsi, doküman

cinsi gibi özellikler değerlendirilerek uygun cihazlarda taranır ve dosya boyutları ve kalitesi

açısından optimize edilerek istenilen dosya biçimine dönüştürülür ve istenilen anahtar

kelimeler ile indekslenerek arşivleme yapılır.